13 vấn đề hỗ trợ cho Microsoft Outlook
Outlook là một trong những tiện ích vô cùng cần thiết đối với nhân viên văn phòng, tuy nhiên nó sẽ thực sự hữu ích hơn rất nhiều nếu bạn làm chủ được chương trình. Những mẹo và thủ thuật sau sẽ giúp bạn giữ lại được các email đã lấy về nếu chẳng may Windows của bạn xảy ra vấn đề và phải cài đặt lại máy. Ngoài ra còn rất nhiều vấn đề khác bạn cũng có thể tìm thấy ở đây.
Phần lớn người dùng không hề biết chỗ Outlook lưu trữ dữ liệu và email. Tuy nhiên bạn sẽ biết được điều này chỉ với một vài tính năng sẵn có của Outlook. Biết được căn nguyên của những vấn đề xảy ra sẽ giúp bạn dễ dàng giải quyết được chúng. Lưu ý: Bài giới thiệu này chỉ áp dụng với các máy tính cài Windows XP Professional trong chế độ xem Classic, sử dụng Outlook 2003 – không phải hệ thống Exchange.
1. Làm việc với file .pst
Outlook lưu trữ thư mục, tin nhắn, mẫu và file của từng người dùng trên một file cụ thể - file Personal Folder. Bạn có thể lưu trữ, sao chép, thậm chí di chuyển một file Personal Folder (.pst), mặc dù bạn không nên di chuyển nó trừ khi có một lý do đặc biệt nào đó liên quan tới công việc mà bạn đang làm. Sử dụng Windows Search với cụm từ tìm kiếm là *.pst, bạn sẽ nhanh chóng tìm ra vị trí các file này. Thông thường file này đặt trên máy tính bạn đang sử dụng, tuy nhiên nếu đang sử dụng Microsoft Exchange Server, bạn không thể truy cập vào nó được. Trong trường hợp này, bạn nên liên hệ với người quản trị phía công ty bạn.
Thường xuyên backup file .pst trên máy tính của bạn là một ý tưởng sáng suốt. Độ thường xuyên thực hiện công việc này là tùy bạn; nhưng nếu bạn thường xuyên nhận được các email quan trọng thì nên backup hàng ngày. Để backup file Personal Folder và các folder con trong nó, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau;
- Chọn Import and Export từ menu File và thực hiện theo các hướng dẫn đưa ra.
- Chọn Export To A File từ danh sách Choose An Action To Perform và kích Next.
- Chọn Personal Folder File (.pst) từ danh sách Create A File Of Type, sau đó kích Next.
- Chọn Personal Folders từ danh sách Select The Folder To Export From.
- Kích vào tùy chọn Include Subfolders và kích Next.
- Chỉ định thư mục và tên file cho file backup.
- Từ Options, xác định phương thức xử lý đối với các đối tượng trùng nhau.
- Kích Finish.
2. Backup các thành phần của Outlook
Các thành phần trong Outlook - Calendar, Contacts, Journal, Tasks, và E-mail - không nhất thiết phải luôn backup cùng trong file Personal Folders. Bạn có thể backup các thành phần tách biệt này theo cách như sau:
- Lặp lại bước 1-3 trong phần hướng dẫn trên
- Trong danh sách Select The Folder To Export From, chọn thư mục đối tượng Oulook bạn muốn export, sau đó kích Next
- Nhập vào hoặc duyệt tới thư mục và tên file bạn muốn lưu trữ
- Từ Options, xác định phương thức xử lý đối với các đối tượng trùng nhau.
- Kích Finish.
Lặp lại các bước trên đối với từng thành phần khác nhau. Nếu bạn đang sử dụng trên máy chủ công ty, thực hiện như sau: ...
Chi tiết
by 
